Það er einfalt að halda utan um fastar greiðslur viðskiptavina í Manor. Það er oft kallað að viðskiptavinur „sé á retainer“ þegar hann greiðir til dæmis fasta upphæð á mánuði sem gengur upp í veitta vinnu, kostnað, o.s.frv. eða greiðir upphafsgreiðslu sem ætlað er að dekka fyrsta hluta verks. Hvernig sem það er hugsað þá er Manor með þægilegt viðtmót sem heldur utan um samninga og sýnir stöðu þeirra á hverjum tíma auk þess að gera reikningagerð einfalda.

Til þess að setja upp samning er farið í Manor -> Viðskiptavinir -> Viðskiptavinur X. Þar má smella á hnappinn Stofna nýjan samning.

Samningstegund

Hægt er að setja upp nokkrar tegundir samninga.

• Mánaðarleg tímabil
  Hér væri gert ráð fyrir að viðskiptavinur fái reikning mánaðarlega fyrir fastri upphæð. Til dæmis 100.000 kr. sem væri sendur út ýmist í upphafi eða í lok mánaðar.
  
  
• Vikuleg tímabil
  Hér væri gert ráð fyrir að viðskiptavinur fái reikning vikulega fyrir fastri upphæð. Til dæmis 50.000 kr. sem væri sendur út ýmist í upphafi eða í lok viku.
  
  
• Árleg tímabil
  Hér væri gert ráð fyrir að viðskiptavinur fái reikning árlega fyrir fastri upphæð. Til dæmis 5.000.000 kr. sem væri sendur út ýmist í upphafi eða í lok árs.
  
  
• Eitt tímabil
  Hér er gert ráð fyrir að samningur sé aðeins eitt tímabil. Til dæmis verkefni sem á að taka 3 mánuði og felur aðeins í sér eina greiðslu í upphafi eða lok tímabils.
  
  
• Sérsniðin tímabil
  Hér er hægt að ákveða mörg samfelld tímabil sem geta verið ólík í tímalengd. Til dæmis fjögur 3 mánaða tímabil. Þá væri um að ræða eina greiðsli í upphafi eða lok hvers tímabils.
  
  

Færslur á samningstímabili

Allar færslur sem skráðar eru á tiltekið mál/verk á þeim tíma sem samningur er í gildi fellur sjálfvirkt undir samninginn. Þannig væri tímafærsla í janúar talin tilheyra samningi sem væri virkur í janúar. Sú færsla kæmi því ekki sem staða á viðskiptavini heldur væri hún talin tilheyra samningi sem svo er reikningsfærður sérstaklega.

Mál/verk tengd samningi

Hægt er að stilla í samning hvaða mál eða verk tilheyra honum. Hægt er að velja

• Eitt verk
• Mörg verk
• Öll verk

Færslutegundir

Samningur getur náð til allra færslna á tilteknu tímabili eða bara til ákveðinna tegunda, hvort sem það eru tímar, akstur, vörur eða kostnaður. Hægt er að stilla hvaða tegundir eigi við.

Samningstímabil

Allir samningar hafa upphafsdagsetningu sem ræðst af því hvaða tegund samning er verið að skrá. Ef hann er mánaðarlegur þá er valinn fyrsti mánuður samnings og ef hann er vikulegur þá er valin fyrsta vika, o.s.frv. Þá hafa samningar einnig lokadagsetningu sem ræður því hvenær þeim lýkur. Samningar án lokadagsetningu eru opnir og halda því áfram þangað til lokadagsetning er skilgreind. Algengt er að viðskiptavinir í föstum langtímaviðskiptum séu til dæmis á fastri mánaðargreiðslu um ótilgreindan tíma.

Stillingar samnings

Samningar eru ólíkir og er því hægt að stilla forsendur hans sérstaklega.

• Rukka færslur sem fara fram yfir upphæð samnings?
  Samningur er oftast ákveðin upphæð á tilteknu tímabili. Hægt er að stilla hvað gerist þegar upphæð færslna á sama tímabili er umfram samningsgreiðsluna. Annað hvort er það látið eiga sig eða staðan flutt á næsta tímabil. Til dæmis greiðsla er 100.000 kr á mánuði en unnið er fyrir 150.000 kr. Þá getur reglan verið sú að horfa fram hjá því tapi af samningi þann mánuðinn eða flytja stöðuna á næsta tímabil og rukka mismuninn þar.
  
  
• Hvað á að gera við ónýtta samningsupphæð?
  Stundum hefur viðskiptavinur greitt meira en sem nemur úttekinni vinnu í lok samningsins í heild. Hægt er að stjórna því hvað gerist. Annað hvort gerist ekkert og inneign viðskiptavinar álitin hagnaður af samningi eða hægt er að endurgreiða inneignina á lokareikningi vegna samnings.

Bókhaldsstillingar

Til þess að hægt sé að gefa út reikning sem byggir á samningi þarf að stilla rétta vörunúmer úr bókhaldskerfi inn í Manor. Lyklarnir tryggja að tekjur samninga skili sér á rétta lykla í fjárhagsbókhaldi. Mikilvægt er að hafa hér í huga að í langsamlega flestum tilvikum dugir að setja einfaldlega eitt og sama vörunúmerið í alla reiti sem tengjast samningum. Til dæmis vörunúmerið 1010 (svo eitthvað sé nefnt) sem væri stofnað til þess að aðgreina samningstekjur frá öðrum tekjum. Með þeim hætti bókast tekjur af samningi á viðkomandi viðskiptavin og endurgreiðslur, ef það á við, bókast á hann sömuleiðis. Mjög einfalt.

Það er hins var valkostur, ef vill, að færa ólíka vinkla samninga á ólík vörunúmer. Þá er farin þessi leið:

Til þess að stilla vörunúmerin er farið í Stjórnun -> Verð -> Stillingar. Þá opnast gluggi sem gefur kosta á því að stilla eftirfarandi:

• Vörunúmer stöðu frá fyrri tímabilum samnings
  Hér er átt við upphæð sem varð umfram á fyrra tímabili samnings hafi hann verið stilltur þannig að sá framúrkeyrsla rukkist á næsta tímabili á eftir. Til dæmis ef samningur er mánaðarlegur og greitt var 100.000 kr fyrir janúar en svo voru tímar og kostnaður á því tímabili 150.000 kr. Þá væru 50.000 kr umfram samningsgreiðslu og yrði febrúar reikningur þá 100.000 kr og 50.000 kr til viðbótar. Þetta vörunúmer tæki til 50.000 kr upphæðarinnar.
   
• Vörunúmer samningsupphæðar
  Hér er átt við upphæðina sem viðskiptavinur greiðir vegna samnings á hverju tímabili. Til dæmis ef samningur er um mánaðarlega greiðslu upp á 100.000 kr. þá færu þær tekjur á þetta vörunúmer.
  
  
• Vörunúmer inneignar sem dregin er frá umframgreiðslu samnings
  Hér er átt við það tilvik þar sem samningur er stilltur þannig að ónýtt saminingsupphæð flytjist á næsta tímabil. Til dæmis ef mánaðarleg greiðsla er 100.000 kr sem greidd er í 6 mánuði en engin vinna tekin út. Þá er inneign viðkomandi 600.000 kr. Þegar viðskiptavinur nýtir svo inneign sína þá dregst hún frá úttektinni. Þann frádrátt er hægt að hafa á sér vörunúmeri.
  
  
• Vörunúmer endurgreiðslu í lok samnings
  Hér er átt við upphæð sem á að endurgreiða viðskiptavini í lok samningstímabils hafi samningur verið stilltur þannig. Til dæmis ef viðskiptavinur greiddi 100.000 kr. á mánuði í 6 mánuði, alls 600.000 kr. en vinna og kostnaður sem til féll á samningstíma hafi verið 500.000 kr. þá er lokareikningur í málinu kreditreikningur og sú upphæð færist á það vörunúmer sem hér er stillt inn.
  
  

Yfirlit samnings

Mjög einfalt er að átta sig á stöðu samninga með því að skoða þá í Manor. Þá er einfaldlega smellt á samning á yfrlit samninga undir Viðskiptavinir -> Samningar eða farið á síðu viðskiptavinar og samningur opnaður þar.