Það er einfalt að virkja ytra máls- eða verknúmer en sá reitur er opinn og hægt að skrá hvað sem er í hann. Þessi möguleiki nýtist þar sem önnur kerfi eru nýtt samhliða, svo sem geymslukerfi fyrir áþreyfanleg skjöl þar sem hvert mál fær kassanúmer, sérstök málsnúmer hjá opinberum aðilum o.s.frv. 

Til þess að virkja ytra málsnumer þarf að fara í Kerfisstjórn -> Stillingar -> Málaskrá. 

Þar má í senn virkja ytra málsnúmer og gefa því viðeigandi nafn.

Þegar búið er að virkja ytra málsnúmer þá er nýr reitur sýnilegur við hvert mál/verk.

Reiturinn er jafnframt sýnilegur í öllum málatöflum sem nýr dálkur.

Það er hægt að leita eftir ytra málsnúmer í öllum leitarmöguleikum Manor.