Það er einfalt að rekja færslur í Manor. Haldið er utan um nákvæma breytingasögu hverrar færslu frá því að hún verður til í kerfinu og þangað til að hún er sett á reikning, hún afskrifuð, eytt eða hvað sem verða vill í sögu færslunnar. Þannig eru allar aðgerðir notenda sem tengjast færslunni sýnilegar og rekjanlegar. Þá er sérstök aðgerðarskrá aðgengileg þar sem hægt er að fletta upp öllum aðgerðum notenda í kerfinu til frekari greiningar.
Forsendur tímafærslna
Manor skráir ýmsar forsendur með hverri færslu. Skoðum þær forsendur sem varða rekjanleika.
Einkvæmt númer
Hver færsla fær einkvæmt númer sem þýðir að engar tvær færslur geta haft sama númer. Þegar rekja þarf sögu færslu er því hægt að vinna með númer hennar í öllu samhengi.
Stofntími
Þegar færsla er fyrst stofnuð af notanda. Þannig getur tímafærsla með upphafstíma 1. jan í raun haft stofntíma þann 2. jan ef notandinn var að skrá tíma sinn daginn eftir að vinnan var unnin.
Upphafstími
Sá tími sem færsla á að hefjast í skilningi vinnunnar. Sá sem skráir tíma sinn 2. jan velur að tímafærslan eigi að hefjast 1. janúar og þá fær hún þann upphafstíma.
Uppfærslutími
Þegar færsler breytt með einhverjum hætti fær hún nýjan uppfærslutíma. Þannig má vita hvenær færslu var síðast breytt.
Eyðingartími
Hafi færslu verið eytt þá er sú tímasetning skráð.
Afskriftartími
Hafi færsla verið afskrifuð þá er sú tímasetning skráð.
Tímalengd
Sá tími sem unnið var. Notandi getur sagst hafa unnið í 03:00 og þá er það tímalengdin.
Tímalengd til greiðslu
Sá tími sem á að innheimta við reikningagerð. Þessi tala getur verið 03:00 eða t.d. 02:00 ef ástæða þykir til að rukka færri tíma en skráðir voru. Tímalengd til greiðslu er sjálfstæð forsenda og hefur ekki áhrif á skráða tímalengd notandans sem oft telur til launa.
Þessu til viðbótar eru skráð margvísleg tengsl færslunnar við aðra hluti svo sem hvenær færslan var reikningsfærð, á hvaða reikning, hvort hún tilheyri samningi, hvort hún tilheyri reikningstillögu, og svo mætti áfram telja.
Allar breytingar eru skráðar
Hver einasta breyting á tímafærslu er skráð og má þar nefna
- Breytingar á tímasetningum
- Breytingar tímalengdum
- Breytta lýsingu
- Skipt um taxta
- Skipt um greiðanda
Aðgerðarskrá sýnir allar aðgerðir
Í aðgerðarskrá Manor má rekja allar aðgerðir notenda. Hér má sjá að búið er að þrengja niður á tiltekinn notanda og ákveðna dagsetningu. Þar sést að viðkomandi skráði sig inn og stofnaði svo tímafærslu, breytti henni og eyddi henni svo. Smella má á hverja aðgerð og sjá nánari upplýsingar.
Frá reikning niður á færslu - og öfugt
Hægt er að rekja sig fram og til baka innan Manor. Algengt tilvik er að vera með útgefinn reikning í höndunum og vilja sjá nákvæmlega hvaða færslur hafi legið að baki honum. Þá er einfalt að smella á reikninginn í Manor og kalla fram lista yfir allar færslur sem fóru á reikninginn.
Upp kemur þá listi yfir þær færslur sem fóru á reikninginn.
Þessu til viðbótar er einfalt að fara hina leiðina, til dæmis vera að skoða tímafærslur og sjá í dálki á hvaða reikning færslan.
Notandinn hefur vald yfir tímasetningum færslunnar
Í Manor getur notandinn sem skráði færsluna einn breytt upphafstíma og tímalengd færslunnar. Það er gert svo að traust sé til staðar á milli tímaskráningarviðmóts og launavinnslu frá notandanum séð. Stjórnendur og aðrir geta hins vegar breytt tímalengd til greiðslu, lýsingu, greiðanda, og ýmsu öðru.
Hvað svo sem gert - þá er allt skráð og því rekjanlegt.